Para mantener un orden de las cuentas por cobrar, recomendamos valerse de una serie programada de cartas y llamadas telefónicas para recordar a sus clientes los pagos que adeudan. Estas comunicaciones son muy amistosas en un comienzo y se tornan progresivamente más serias e insistentes, conforme se vencen los pagos. Lo importante es tener un sistema continuo y permanente para cobrar sus facturas y, los pasos que a continuación detallamos pueden servir de guía.

Paso 1: Llamada telefónica de satisfacción del cliente

Es más probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Estas llamadas cordiales –tres días luego de la venta al cliente- le permiten averiguar sobre su desempeño, de manera de garantizar que ha podido satisfacer las necesidades del cliente. Al final de estas llamadas, mencione la fecha de vencimiento de la factura respectiva.

Paso 2: Primer aviso de vencimiento

Este es un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un pago determinado.

Paso 3: Segundo aviso de vencimiento

Otro gentil recordatorio para que el cliente compruebe que existe un pago pendiente. Este aviso puede hacerse mediante una carta donde se adjunte una copia de la factura correspondiente.

Paso 4: Primera llamada de cobro

Luego de los avisos de vencimiento, recurra a una llamada telefónica para averiguar si existe un motivo para el incumplimiento del pago. Sea cortés, sin embargo, busque lograr un compromiso de pago.

Paso 5: Primera carta de cobro

Mantenga el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza que la primera llamada telefónica.

Paso 6: Segunda llamada de cobro

La obligación sigue impagada por parte del Cliente. Mantenga su cordialidad, pero con determinación solicite el pago inmediato de la cuenta. Si el deudor no puede pagar de inmediato, logre que se comprometa con otra fecha de pago.

Paso 7: Segunda carta de cobro

Ha llegado el momento de notificar la gravedad de la morosidad. Esta carta apunta a exigir el pago inmediato de la deuda y plantear las consecuencias a corto plazo de un incumplimiento de pago. Envíe esta carta, y toda correspondencia posterior, vía correo certificado o expreso, de manera de poder tener evidencia de su recepción.

Paso 8: Tercera llamada de cobro

Utilice esta llamada para explicar al cliente que se trata de su última oportunidad para pagar antes de que se derive el cobro a una entidad externa y posiblemente se inicien acciones legales.

Paso 9: Última carta de cobro

El tono de esta carta debe ser severo y categórico. Puntualice que si no se realiza el pago en la fecha antes acordada, usted deberá derivar el cobro a una entidad externa.

Paso 10: Traspaso a agencia de cobranza

A la fecha, la cuenta ya registra un atraso de 90 o más días. Con frecuencia, recibir una carta de una agencia de cobranza motiva a los deudores a pagar, si bien estos servicios pueden ser costosos. Otra opción, a menudo puede solicitar a su abogado que se ponga en contacto con el deudor, también motiva el inmediato pago de los saldos adeudados.

2018-01-30T13:36:23+00:00enero 30th, 2018|Negocios, Ventas|0 Comments

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